Ruang Meeting merupakan salah satu ruang yang penting di sebuah kantor, karena disinilah ide ide tercipta dan banyak keputusan bisnis yang dirundingkan disini, oleh karena itu, desain sebuah ruang meeting menjadi penting untuk menunjang kegiatan didalamnya.
Pilih ruangan yang sepi dan jauh dari mobilitas
Kegiatan meeting membutuhkan ketenangan. Oleh karena itu, usahakan agar meeting room berada di area yang tenang, tanpa banyak suara dan gangguan dari mobilitas orang – orang di luar ruangan, sehingga semua peserta meeting bisa lebih fokus pada topik pembicaraan. Serta, usahakan agar lokasi meeting room tidak jauh dari toilet, sehingga jika ada anggota meeting yang ijin pergi ke toilet, maka hal ini tidak akan memakan waktu yang lama.
Tentukan jenis penataan meja disesuaikan dengan
tujuan meeting
Untuk meeting yang sifatnya diskusi, sebaiknya pilih jenis penataan meja round-table dengan menata meja – meja menjadi bentuk lingkaran atau oval. Sehingga setiap anggota meeting bisa saling berhadapan satu sama lain.Sedangkan untuk menciptakan nuansa meeting yang lebih interaktif, meja – meja bisa disusun dengan penataan U-shape. Pada tipe penataan meja ini, biasanya akan ada satu speaker yang akan mempresentasikan ide bisnisnya di depan, kemudian peserta meeting yang lain bisa menanggapi
Menata kursi sesuai dengan bentuk penataan meja
Pada penataan kursi, hal ini disesuaikan dengan jenis layout penataan meja yang sudah ditentukan. Kursi yang dipilih haruslah empuk dan nyaman, khususnya untuk meeting dalam jangka waktu yang lama. Kursi berbahan kayu atau plastik dengan dudukan yang keras hanya bisa digunakan untuk meeting yang sifatnya sebentar, yakni hanya sekitar 1 jam atau kurang. Jangan lupa, sediakan jumlah kursi yang sesuai dengan jumlah peserta meeting. Tambahkan dua atau tiga kursi kosong untuk mengakomodasi jika ada peserta lain yang ikut dalam diskusi.
Atur suhu ruangan agar nyaman ditempati
Mengingat Indonesia rata – rata memiliki suhu harian yang cukup tinggi, usahakan agar meeting room dipasangi AC atau pendingin ruangan dengan suhu yang sedang, sehingga peserta meeting tidak akan merasakan kepanasan atau kedinginan dalam ruangan.
Pilih pencahayaan yang mendukung jalannya meeting
Meskipun rata – rata meeting dilaksanakan di siang hari, namun toh pencahayaan yang memadai tetap diperlukan. Tempatkan pencahayaan utama di langit – langit (overhead lighting) dengan intensitas yang sedang. Jika ingin membuat atmosfer di meeting room terasa lebih nyaman dan lembut, Anda bisa menambahkan pencahayaan tambahan dengan warna kuning lembut yang diletakkan di dinding.
Sediakan area di sudut ruangan untuk meletakkan makanan/minuman
Proses meeting kadang berlangsung lama dan menyita banyak energi. Maka, sediakan area di sudut ruangan di mana peserta bisa mengambil makanan, minuman (kopi, the, air putih) saat break / jeda meeting. Untuk meeting yang memerlukan waktu yang panjang, usahakan jangan menyediakan makanan dan minuman dengan kadar gula yang tinggi agar peserta tidak cepat mengantuk. Kemudian, pastikan di dekat area ini ada tempat sampah untuk membuat sisa makanan dan minuman, sehingga tidak akan mengotori ruang meeting.